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¿Para quién es este artículo?

✅ Disponible para Gerente.

Última actualización: 29 Oct 2025


Antes de aprovechar las funcionalidades de la plataforma como gestionar contratos, presupuestos, solicitudes de pedido u órdenes de compra para una o varias empresas, es necesario completar los siguientes pasos para asegurar que todos los usuarios puedan acceder y utilizar la herramienta sin inconvenientes.

Creación y aprobación de presupuestos

Sección titulada “Creación y aprobación de presupuestos”

En este bloque, conocerás cómo deberás configurar la información básica de la organización para crear presupuetos y aprobarlos.


  1. Crear un proyecto

    Sección titulada “Crear un proyecto”

    • Haz clic en el botón de Menú ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona Estructura de negocio > Proyectos.

      Vista de la ubicación del menú de la plataforma Vista del menú, módulo ‘Estructura de negocio’ donde el usuario accede al submódulo ‘Proyectos’

    • Selecciona Agregar.

      Vista del submódulo de Proyectos donde se selecciona el botón de ‘Agregar’

    • Ingresa la información requerida del proyecto.

      • Empresa: Selecciona la empresa a la que pertenece el proyecto.
      • Nombre: El nombre de la empresa.
      • Ciudad: La ciudad donde está ubicado el proyecto.
      • Ubicación: El barrio o ubicación donde se localiza el proyecto.
      Vista del formulario ‘Agregar proyecto’, donde se completan los campos correspondientes.

    • Haz clic en Agregar.

      Una vez se tengan todos los campos llenos, se confirma la acción mediante el botón Agregar.

    • ¡Y listo! Así habrás creado el proyecto de forma exitosa y podrás visualizarlo en la tabla principal del módulo.

      Vista del módulo donde se visualiza el proyecto creado.


  2. Crear un cliente (opcional)

    Sección titulada “Crear un cliente (opcional)”

    Este paso solo es necesario si el contrato que se creará en el siguiente paso incluye un cliente.

    • Haz clic en el botón de Menú ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona Estructura de negocio > Clientes.

      Vista del menú, módulo ‘Estructura de negocio’ donde el usuario accede al submódulo ‘Clientes’

    • Selecciona Agregar.

      Vista de la sección de Clientes donde se selecciona el botón de ‘Agregar’

    • Selecciona el Tipo de cliente.

      Vista del formulario ‘Agregar cliente’, en el campo ‘Tipo’ de cliente

      • Si es Persona natural ingresa la siguiente información:

        • Ciudad: La ciudad donde está ubicado el cliente.
        • Nombre: El nombre del cliente.
        • Tipo de documento: El tipo de documento del cliente.
        • Número de identificación: El número de identificación del cliente.
        • Correo electrónico: El correo electrónico de contacto del cliente.
        • Dirección: La dirección de residencia del cliente.
        • Teléfono: El número de teléfono de contacto del cliente.
        • Observación: Una observación o información adicional acerca del cliente.
      Vista del formulario ‘Agregar cliente’, donde se completan los campos con la información correspondiente de Persona natural antes de confirmar la creación mediante el botón ‘Agregar’.

      • Si es Persona jurídica ingresa la siguiente información:

        • Ciudad: La ciudad donde está ubicado el cliente.
        • Nombre de empresa: El nombre de la empresa cliente.
        • NIT: El número de identificación tributaria del cliente.
        • Dígito: El dígito de verificación que acompaña al NIT del cliente.
        • Número de identificación: El número de identificación del cliente.
        • Correo electrónico: El correo electrónico de contacto del cliente.
        • Dirección: La dirección de residencia del cliente.
        • Teléfono: El número de teléfono de contacto del cliente.
        • Nombre de contacto: El nombre del representante del cliente.
        • Cargo: El cargo del representante del cliente.
        • Observación: Una observación o información adicional acerca del cliente.
      Vista del formulario ‘Agregar cliente’, donde se completan los campos con la información correspondiente de Persona jurídica antes de confirmar la creación mediante el botón ‘Agregar’.

    • Haz clic en Agregar.

      Se confirma la acción mediante el botón ‘Agregar’.

    • ¡Y listo! Así habrás creado el tipo de cliente que hayas seleccionado de forma exitosa y podrás visualizarlo en la tabla principal del módulo.

      Vista del módulo donde se visualiza los clientes creados.


  3. Crear un contrato

    Sección titulada “Crear un contrato”

    • Haz clic en el botón de Menú ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona Estructura de negocio > Contratos.

      Vista del menú, módulo ‘Estructura de negocio’ donde el usuario accede al submódulo ‘Contratos’

    • Selecciona Agregar.

      Vista de la sección de Contratos donde se selecciona el botón de ‘Agregar’

    • Ingresa la información requerida del contrato:

      • Tipo: Selecciona la opción “Contrato”.
      • Proyecto: Selecciona el proyecto al que pertenece el contrato.
      • Nombre: El nombre para identificar el contrato.
      • Número de contrato: El número, código o radicado del contrato.
      • Valor: El valor total del contrato.
      • Ciudad: La ciudad donde se ejectuará el contrato.
      • Fecha de inicio: La fecha de inicio del contrato.
      • Fecha final: La fecha de finalización del contrato.
      • El contrato tiene procesos: Habilita la opción si el contrato tiene procesos (Deben crearse una vez se termine la creación del contrato).
      • El contrato tiene cliente: Habilita la opción si el contrato tiene un cliente.
      • Cliente (opcional): Selecciona el cliente de este contrato que creaste en el paso anterior.
      • Coordinadores asignados (opcional): Identifica a quienes gestionarán la operación. Debe omitirse en la configuración inicial, ya que los usuarios aún no han sido creados en este punto del proceso.
      Vista del formulario ‘Agregar contrato’, donde se completan los campos correspondientes.

    • Haz clic en Agregar.

      Se confirma la acción mediante el botón Agregar.

    • ¡Y listo! Así habrás creado el contrato de forma exitosa y podrás visualizarlo en la tabla principal del módulo.

      Vista del módulo donde se visualiza los contratos creados.


  4. Crear un proceso (opcional)

    Sección titulada “Crear un proceso (opcional)”

    Este paso solo es necesario si se creó el contrato con procesos.

    • Haz clic en el botón de Menú ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona Estructura de negocio > Procesos.

      Vista del menú, módulo ‘Estructura de negocio’ donde el usuario accede al submódulo ‘Procesos’

    • Selecciona Agregar.

      Vista de la sección de Contratos donde se selecciona el botón de ‘Agregar’

    • Ingresa la información requerida del proceso.

      • Contrato: Selecciona el contrato al que pertenece el proceso.
      • Nombre: El nombre del proceso.
      • Fecha de inicio: La fecha de inicio del proceso.
      • Fecha de finalización: La fecha de finalización del proceso.
      • Usuarios involucrados (opcional): Identifica a quienes gestionarán la operación. Debe omitirse en la configuración inicial, ya que los usuarios aún no han sido creados en este punto del proceso.

      El periodo seleccionado para el proceso debe encontrarse dentro del rango de fechas definido en el contrato.

      Vista del formulario ‘Agregar proceso, donde se completan los campos correspondientes.

    • Haz clic en Agregar.

      Se confirma la acción mediante el botón Agregar.

    • ¡Y listo! Así habrás creado el proceso de forma exitosa y podrás visualizarlo en la tabla principal del módulo.

      Vista del módulo donde se visualiza los procesos creados.


  5. Crear usuarios

    Sección titulada “Crear usuarios”

    • Haz clic en el botón de Menú ubicado en la esquina superior izquierda, selecciona Panel de control > Usuarios.

      Vista del menú, módulo ‘Panel de control’ donde el usuario accede al submódulo ‘Usuarios’

    • Selecciona Agregar.

      Vista de la sección de Contratos donde se selecciona el botón de ‘Agregar’

    • Crea los usuarios con los siguientes roles para habilitar correctamente la gestión y creación de presupuestos en la plataforma. Si necesitas más detalles sobre las funciones de cada perfil, consulta la sección Tipos de usuarios:

      • Director de compras
      • Talento humano
      • SST (Seguridad y Salud en el Trabajo)
      • Pólizas y cumplimiento
      • Contabilidad
      • Junta directiva

    • Ingresa la información del usuario. Recuerda que algunos campos pueden variar según el rol que selecciones:

      • Rol: Selecciona el rol que va a desempeñar el usuario en la plataforma.
      • Tipo de documento: Selecciona el tipo de documento de identificación del usuario.
      • Número de documento: El número de documento de identificación del usuario.
      • Nombres: El nombre o nombres del usuario.
      • Apellidos: El apellido o apellidos del usuario.
      • Abreviatura del nombre: La abreviatura del nombre del usuario en dos caracteres.
      • Usuario: El usuario con el que la persona podrá ingresar a la plataforma.
      • Correo electrónico: El correo electrónico del usuario donde recibirá toda la comunicación de la plataforma.
      Vista de la sección de información del formulario ‘Agregar proceso’, donde se completan los campos correspondientes.

    • Verifica y asigna los registros y permisos especiales según las funciones, necesidades y procesos internos definidos para cada rol, cumpliendo los lineamientos de la plataforma.

      Vista de la sección de permisos especiales del formulario ‘Agregar proceso’, donde se completan los campos correspondientes.

    • Haz clic en Agregar.

      Se confirma la acción mediante el botón Agregar.

    • Después de crear cada usuario, debes asignar las respectivas empresas a las que tendrá acceso.

      Ventana de asignación de empresas para el usuario.

    • Continúa registrando o asignando los proyectos respectivos al usuario.

      Ventana de asignación de proyectos para el usuario.

    • Asocia los contratos al usuario según el rol y responsabilidades asignadas.

      Ventana de asignación de contratos para el usuario.

    • Finaliza asignando los procesos de los que estará a cargo el usuario.

      Ventana de asignación de procesos para el usuario.

    • ¡Y listo! Así habrás creado todos los usuarios necesarios para la creación y aprobación de presupuestos de forma exitosa con sus asignaciones correspondientes y podrás visualizarlos en la tabla principal del módulo.

      Vista del módulo donde se visualiza los usuarios creados.

Operación y ejecución

Sección titulada “Operación y ejecución”

  1. Crear usuarios complementarios

    Sección titulada “Crear usuarios complementarios”
    • Para llevar a cabo los procesos operativos y financieros en la plataforma, es fundamental configurar y asignar roles adicionales que complementan el flujo principal. Estos roles permiten gestionar la recepción de facturas, los movimientos de inventario y el cierre administrativo de cada transacción:
      • Aseguramiento y control: Supervisa la correcta recepción y carga de facturas, así como el cumplimiento en los procedimientos internos.
      • Tesorería: Se encarga de validar y actualizar el estado de los pagos reflejados en la plataforma.
    • Para crear estos usuarios, sigue la guía detallada en la sección previa: Crear usuarios
    • ¡Y listo! Así habrás creado todos los usuarios para la operación y ejecución de forma exitosa con sus asignaciones correspondientes y podrás visualizarlos en la tabla principal del módulo. Vista del módulo donde se visualiza los usuarios con roles adicionales creados.

    Además, puedes personalizar la gestión de compras y solicitudes de pedido creando roles opcionales según las necesidades y estructura interna de tu empresa. Asignar correctamente estos roles puede optimizar la operación diaria, mejorar la trazabilidad y facilitar la colaboración entre equipos en cada fase del flujo empresarial:

    • Solicitante
    • Coordinador nacional
    • Coordinador logístico
    • Gestor de compras